Warsztat chce zastąpić dotychczasowy program fakturowania narzędziem działającym w chmurze. Wygodniejszy dostęp nie rozwiązuje automatycznie kwestii przekazywania materiałów do księgowej. Przed zmianą warto ustalić, jak zachować powiązanie wcześniejszych i nowych dokumentów.
Program nie ustala zakresu współpracy
Opisz obecny sposób przygotowywania danych oraz oczekiwaną zmianę. Oddziel funkcję wystawiania dokumentów od ich dalszego przekazywania do obsługi. Nie zakładaj, że każdy format eksportu będzie odpowiadał uzgodnionemu obiegowi.
Oferta biura Hossa wskazuje polecanie oprogramowania do fakturowania dostępnego z chmury. Konkretny wybór i sposób wykorzystania warto omówić dla potrzeb warsztatu, bez przypisywania biuru funkcji każdego produktu na rynku.
Sprawdź próbkę na uzgodnionych zasadach
Ustal, jakie materiały trzeba przekazać i jak opisać ich zakres. Zaznacz moment zmiany narzędzia, żeby dokumenty z dwóch systemów nie wyglądały jak dwa niezależne zbiory dotyczące tego samego zlecenia. Nie twórz fikcyjnych faktur do sprawdzania procesu.
Zasady współpracy podkreślają kompletowanie i dostarczanie dokumentów w uzgodniony sposób. Zmiana programu powinna zachować tę ciągłość.
Uprawnienia omawiaj poza listą napraw
Konta i dane logowania nie należą do kart serwisowych ani zbiorczych wiadomości do mechaników. W rozmowie z Hossą określ rolę osób korzystających z narzędzia i kanał przekazywania materiałów. Dzięki temu nowy program zmienia sposób pracy, nie gubi historii dokumentów warsztatu.